Excel开发工资表处理系统一例

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2001/11/05 来源: 中国电脑教育报  文/茹正斌

  工资表的处理,对每个单位都是一件既重要又繁琐的工作。而且近年来工资的频繁调整和每年员工的增减和调资,使得工资管理的工作量越来越大。如用传统的固定工资管理软件,由于其供用户修改的权限有限,修改处理较复杂且要专业的人员处理,很难适应实际要求。下面是笔者在处理本单位的工资调整中应用Excel 2002来制作一个完整的工资管理系统总结的一些经验,具有灵活方便,可扩充性强,安全可靠等特点。能有效地减少重复劳动,高效地完成任务。

  录入基本信息

  由于工资处理的基本信息是固定的,其他各种工资表都是提取其中的基本信息进行各种汇总、统计等处理的。为了避免重复输入数据,首先根据统一的《行政事业单位在职工作人员工资和补贴情况表》栏目设置工资总表,然后再按各单位的具体情况增减具体的栏目。同时,以后各实际打印输出的工资表都是从该工资总表中提取所需数据,用户数据的修改亦只修改该工资总表中的数据内容即可,其他表中的内容将自动更新。工资总表的各栏目内容越详尽越好,以后越方便引用数据和修改。

  表内公式设置

  工资表中免不了有小计、合计和各项统计等栏目,这正是使用Excel电子表格软件来制作工资系统的优势所在。以下是在工资总表中所应用到的各种公式:

  基本工资小计=职务工资+级别工资+基础工资+工龄工资+活工资+地区差

  公式为:G6=SUM(H6:M6)

  各项补贴小计=四项补贴+临时职务津贴+奖励工资+职务奖励工资+山区工龄津贴+岗位津贴

  公式为:N6=SUM(O6:T6)

  工资补贴合计=基本工资小计+各项补贴小计

  公式为:F6=G6+N6

  同时利用Excel提供的函数可实现各种数据的提取:

  工资排名:AJ6=RANK(F6,:) (利用RANK函数实现动态自动排序)

  人数统计:B158=COUNTA(B6:B154) (B6:B154为员工的姓名单元格)

  利用身份证号码提取员工的性别和出生年月信息:

  AT6单元格(身份证号码),AZ6单元格(性别),BA6单元格(出生日期)

  利用MID函数从身份证号码中分别提取个人的出生年份、月份及日期,然后利用IF函数分别判断是15位或18位的身份证。并用TRUNC函数,在用MID函数提取身份证对应性别的数值后,若能被2整除,则表明为女性,否则就为男性。

  公式分别如下设置:

  BA6=IF(LEN(AT6)=15,("19"&&MID(AT6,7,2)&&"年"& &MID(AT6,9,2)&&"月"&&MID(AT6,11,2)&&"日"),(MID (AT6,7,4)&&"年"

  &&MID(AT6,11,2)&&"月"&&MID(AT6,13,2)&&"日"))

  AZ6=IF(LEN(AT6)=15,(IF(MID(AT6,15,1)/2=TRUNC(MID(AT6,15,1)/2),"女","男")),(IF(MID(AT6,17,1)/2=TRUNC(MID(AT6,17,1)/2),"女","男")))

  其他各工作表(实际打印的明细工资表)的相对和绝对引用与公式设置:

  工资表(一)中:

  顺序号=工资总表!A6姓名=工资总表!B6

  工资表(二)中:

  本月扣减=SUM(工资总表!AL6:AN6)

  扣除后实发数公式为:K6=H6+I6-J6

  临时补助表中:

  表头的名称可加入引用:

  ="XXX单位"&&YEAR(NOW())&&"年"

  &&MONTH(NOW()&&"月"&&工资总表!AP5

  (其中“工资总表!AP5”为工资总表中临时补助的具体名称)

  打印设置

  依次选中各工作表,然后点击[文件]→[页面设置]→[页眉/页脚]→[自定义页脚],设置好每页的打印页脚;点击[文件]→[页面设置]→ [工作表]→[打印标题]→[顶端标题行],定义好每页的打印页标题等;最后对页面和页边距设置好后进行打印预览,进一步调整打印效果。

  软件调试

  上面的所有工作完成后,接着就是调试,将本单位的员工基本数据,工资档案都录入到工资总表中相应的单元格内,软件马上计算出各统计、汇总结果,其他相应的工资表各项目内容自动显示并可按需求设置和打印。所有项目核对正确后,即可打印输出。

  保护工作表

  为了防止别人在使用中误修改或删除表格内容和各打印用的引用工作表,需要对表格中除了工资总表中员工基本信息录入的单元格以外的部分和各打印用的引用工作表进行保护。方法是:鼠标右键点击需要保护的单元格,选择[设置单元格格式]→[保护]→[锁定]。对不需要保护的单元格,则在“保护”标签中取消“锁定”和“隐藏”选项。之后还需要点击菜单栏[工具]→[保护]→[保护工作表],选中要保护的选项,然后输入密码确认。这样,如果别人想修改被保护的单元格或工作表,计算机会拒绝操作,从而确保了数据的安全。

  上述设计方案可应用到人事档案、学籍管理、成绩管理和仓储管理等有一比较固定记录的数据管理系统中,希望与大家一同探讨。以上工资管理系统可到本人的主页上下载,下载地址为:zry.myrice.com/dn/gzgl.exe。  



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