巧设多个Excel文件输出不间断的页码

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2002/05/08 来源: 赛迪网--中国电脑教育报  文/温传伟

  前段时间,加班加点提前完成了头儿交给的任务,共打印了6个Excel文件,装订好材料快去交差(心里美滋滋地想,这回又得受表扬了)。头儿认真看了我的“杰作”,竟然一言不发,我的心一沉。头儿发话了:“将6个文件按页码连续的方式打印,并且制作一个目录及封面,装订好尽快给我送过来”,我赶忙说1个小时内保证完成,但心里却想:这对于Excel文件来说是很难设置的,又不好说出来,怕头儿认为我……

  提出问题

  回到办公室,真是犯了难,这6个文件总共有60多页,其中大的文件有十几页,最小的文件只有1页,要连续打印,一时还真摸不着头绪。经过一番研究,总算圆满地解决了。你知道我是怎么做的吗?

  Excel的页码设置是通过对“页面设置”中“页眉/页脚”的设置来实现的。首先是打开“页面设置”,选择“页眉/页脚”选项,一般情况下选择 “自定义页脚”,打开“页脚”设置对话框(如图1)。图中第二个按钮“#”是用来设置页码的,单击后自动输入“&&[页码]”。第三个按钮是用来设置总页数的,单击后输入“&&[总页数]”,默认都是用阿拉伯数字表示。图中的“左”、“中”、“右”三个编辑框,分别表示页码将出现在页脚的左边、中部还是右边。

图1

  通常情况Excel文件的页码是从“1”开始计算的,为了使页码连续,刚开始考虑用分别设置每一页的方法,即打印某页时在“页面设置”的页脚设置中插入相应的阿拉伯数字。可面对60多页内容,这种方法太麻烦了,别说1个小时,就是3个小时也无法完成任务,看来还得寻找其他的办法。

  解决问题

  解决这个问题的关键是找到一种办法,使文件首页页码从大于1开始设置,而且要自动连续排列。然后分别设置各个文件即可。不用不知道,一用之下,竟然还让我发现了两个方法。

  为了方便说明,我以首页页码为“5”来介绍。

  在“页脚”对话框中,首先单击按钮“#”,出现“&&[页码]”,然后在“&&[页码]”后面加上“+4”,即“&&[页码]+4”(如图2),则首页的页码将变为“5”,后面诸页的页码依次排列,不需要每页都要进行设置。

图2

  第一步是在“页脚”中插入页码;第二步,在“页面设置”的“页面”选项中,在最下面的“起始页码”中输入“5”,则首页的页码将变为“5”,并依次向下排列(如图3)。

图3

  问题的延伸

  上面介绍的页码设置方法,页码都是用阿拉伯数字表示,如“5”,如果要换一下格式,来一点儿小花样,如“第3页”,能否实现呢?受第一种方法启示,略作改动即可实现。单击按钮“#”后出现“&&[页码]”后,在“&&[页码]”的前后分别加上“第”和“页”两个字,则变成了“第&&[页码]页”形式,这样页码就变成了“第×页”的形式。

  对于在“自定义页脚”对话框中直接插入数字进行页码设置的方法,虽然每页都要设置,显得笨拙,但设置格式方式灵活,属全能性,输入什么显示什么,如“三”、“第三页”、“第3页共5页”等。

  经过一番努力,终于按时交了差,头儿终于露出了笑模样,我的心中也一块石头落了地。



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