Excel2002增强数据处理功能一览

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2001/09/19 来源: 赛迪网  文/陆元婕

  众所周知,使用Excel工作簿能够非常容易的储存、管理数据,并能够进行数据运算。比如,你可以很方便的求出某个选定范围的数据的最大值、最小值。假如你是一个公司的业务经理,知道了最大值、最小值,你可以很容易的判定谁是最优秀的销售员,哪种产品是最畅销的。只要你提供了最基础的数据,Excel就能够从这些数据中方便的求出你需要了解的更多的信息。同时,如果你对某些数据的正确性有疑问的话,Excel也能够帮你发现并纠正这些错误。Excel的这些计算功能,相信大家都已经很熟悉了。因此,在这里笔者想要重点介绍
的是Excel2002新增加的或者改进的与数据处理有关的功能。

  一、与函数有关的功能

  1、函数参数工具提示

  当用户创建新公式时,Excel2002可以显示关于该函数参数的信息。具体的表现方式为,在单元格内键入函数后,将出现一条工具提示,用于显示该函数的所有参数,以及指向该函数的“帮助”主题的链接。

  工具提示还提供了访问帮助的快速途径。用户只需单击工具提示中的任何函数或参数名称(以蓝色字体显示)。

  2、函数向导中的推荐函数

  有时候我们知道自己需要计算什么,但是不清楚应该使用什么函数。以前,我们需要查看帮助来尝试某个函数。现在Excel2002的版本为这样的问题提供了很实用的解决方案。

  (1) 从“插入”菜单中选择“函数”,或者选择“标准”工具栏中的函数按钮。弹出“插入函数”窗口。

  (2) 看到了吗?在搜索函数中有这样一段话,请输入一条简短的说明来描述您想做什么,然后单击“转到”。这就是“函数向导”了。

  (3) 由于OfficeXP支持自然语言的查询功能,因此您可以键入一条自然语言查询,例如,“如何求银行利率”,函数向导将返回一个用于完成该任务的推荐函数列表。

  (4) 通过从推荐的函数列表中选择,用户可以很容易地搜索到他们需要的函数。同时“函数向导”还为用户提供访问有关任何特定函数帮助的方法。只要点击左下方的以蓝色显示的“有关该函数的帮助”就可以很容易的访问。

  3、扩展自动求和

  自动求和工具就是指在“标准”工具栏上,显示为 Excel2002扩展了自动求和的功能,为自动求和工具添加了更多常用函数。您可以在“标准”工具栏上,拉下“自动求和”菜单。它们包括 Average、Count、CountA、Max 和 Min。另外还有其他增强的功能,例如从自动求和用户界面 (UI) 提供创建任何函数的途径。如果点击了其他函数,就会弹出刚才我们介绍的“函数向导”。

  4、剪切和粘贴函数参考示例

  在Excel2002的函数帮助中提供了大量的函数应用实例。在Excel2002中提供了剪切和粘贴函数示例的方法。如果要知道如何将“帮助”示例解释成有意义的工作表数据,只需要简单的剪切于粘贴的操作即可完成,而无需将数据录入到Excel表中。

  以函数SECOND为例说明。

  在帮助菜单中找到函数SECOND,看到帮助中有关于此函数的示例。

  按照操作方法的指导,可以很方便的将示例拷贝到Excel工作簿中。

  二、与公式计算有关的功能

  1、 基于任务的公式帮助

  在Excel2002中提供了“标准公式”的功能。这种功能是基于任务形式的,它使得公式的创建变得非常容易。帮助中一共提供了包括条件公式、日期和时间公式、数学公式、文本公式、比较公式、财务公式在内的数百种标准公式。

  比如,你想求公司某员工在本公司工作年限,也就是想求该员工到职日那天与今天的这两个日期之间相差的年数。由于你不清楚怎样计算,因此你在 Excel2002的帮助中输入“如何求两个日期之间相差的年数”。(可能你会问,为什么不用上面提到的函数向导呢?很简单的理由,函数向导是推荐几个函数供你选择,而标准公式则可以直接应用啊。)

  通过两次点击,我们找到了这个标准公式。

  2、公式计算器

  采用公式计算器,用户可以很容易计算组成公式的运算。该功能允许用户逐步运行每个运算,以了解 Excel 如何计算出结果。公式计算器的功能主要用于查看复杂公式的运算,尤其是嵌套公式比较多的,可以在公式的计算顺序中查看计算的嵌套公式的不同部分。具体操作为:

  (1) 选择要求值的单元格。一次只能计算一个单元格的值。

  (2) 在“工具”菜单上,指向“公式审核”,再单击“公式求值”。

  (3) 单击“求值”以验证下划线引用的值。计算结果将以斜体显示。

  (4) 如果公式的下划线部分是对其他公式的引用,单击“步入”以在“求值”框中显示其他公式。单击“步出”以返回以前的单元格或公式。

  (5) 继续操作,直到公式的每一部分都已求值完毕。

  (6) 若要再次查看计算过程,请单击“重新启动”。

  (7) 若要结束求值,请单击“关闭”。

  (8) 需要注意的是当引用第二次出现在公式中,或者公式引用了另外一个工作簿中的单元格时,“步入”按钮不可用。

  (9) 如下例所示,其中函数 AVERAGE(F2:F5) 的值为 80。

  (10)应用公式求值。先验证下划线的引用值。多次操作,直至最终求值完毕。

  2、 公式审核工具栏

  该工具栏为用户提供了一套工具,以便链接到诸如“公式计算器”和“监视窗口”等审核功能。它还提供了其他功能,例如在是否显示工作表中的所有公式之间进行切换。

  3、 用“公式审核”追踪引用单元格和从属单元格

  通过“公式审核”工具栏可以用蓝色箭头以图形方式显示或追踪单元格和公式之间的关系。可以追踪引用单元格或者从属单元格。

  4、 公式错误检查

  同语法检查程序一样,Excel 可以使用特定的规则来检查公式中存在的问题。这些规则有助于查找到常见错误。您可以逐个启动或关闭这些规则。

  三、与数据管理有关的功能

  1、 数据监视窗口

  用户可以轻易跟踪多个单元格的结果,即使正在处理不同的工作表或工作簿。这样用户不必在工作表之间前后切换或滚动,即可始终跟踪重要数据。

  (1) 选择想要添加监视点的单元格。右键单击该单元格,并选择“添加监视点”。

  (2) 若要用公式选择工作表上的所有单元格,请单击“编辑”菜单上的“定位”,再单击“特殊”,然后单击“公式”。

  (3) 在“工具”菜单上,指向“公式审核”菜单,再单击“显示监视窗口”。单击“添加监视” 。单击“添加”。

  (4)将“监视窗口”工具栏移动到窗口的顶部、底部、左侧或右侧。

  若要更改列的宽度,请拖动列标题右侧的边界。

  若要显示“监视窗口”工具栏中的条目引用的单元格,请双击该条目。

  需要注意的是包含指向其他工作簿的链接的单元格仅当其他工作簿打开时,才显示在“监视窗口”工具栏上。

  2、 区域查找工具

  当用户创建新公式或者编辑现有公式时,就将启用“区域查找工具”功能。区域查找工具就用户移动“区域查找工具”区域和调整其大小的操作,提供了更好的可视化反馈。

  (1) 对单元格区域求和。

  (2) 将区域查找工具(环绕单元格区域的蓝框)移动到另一个选定单元格区域。



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